Executive Assistant
VacatureExecutive Assistant
De Executive Assistant verleent ondersteuning en advies aan de Secretaris, het College en het managementteam
Dankzij jouw inzet kan de Secretaris aan wie jij verantwoording aflegt, goed functioneren in een omgeving waar het werktempo hoog is en snel geschakeld dient te worden. Je bent in staat om de secretaris, het college en het management optimaal te ondersteunen, door ervoor te zorgen dat er vastlegging en opvolging is van afspraken, vergaderingen en bijeenkomsten.
Zo zorg je dat alle afspraken tijdig voorzien zijn van de juiste stukken, de werkagenda’s efficiënt worden ingedeeld en knelpunten soepel worden opgelost. Hierbij werk je nauw samen met de andere collega’s van de Rekenkamer. Je hebt veel interne contacten maar ook contacten met externe instanties waar de Rekenkamer onderzoek naar doet of mee samenwerkt. Je bent een sterke Executive Assistant die gestructureerd werkt, goed kan organiseren en prioriteiten kan
stellen. Je hebt voldoende ervaring in het opstellen en het controleren van documenten ter waarborging van de kwaliteit van de producten van de organisatie.
Je werkt nauw samen met je collega’s en weet de juiste persoon te benaderen om resultaten te bereiken en te zorgen dat afspraken nagekomen worden. Voor de onderlinge afstemming en kennisdeling is een goede communicatie en samenwerking van groot belang. Je bent representatief en klantgericht en in staat om opbouwende feedback te geven en ontvangen. Daarnaast draag je je steentje bij aan de verbetering van procedures en werkprocessen. Het ondersteunen van de HR-Adviseur bij personeelsaangelegenheden en het verzorgen van de personeelsadministratie behoort ook tot jouw taken, alsmede het zorgdragen voor het financiële beheer van de kleine kas en bankrekening.
Functie- eisen:
- Je hebt HBO werk- en denkniveau.
- Je opleidingsrichting is secretariële en administratieve ondersteuning.
- Je hebt goede mondelinge en schriftelijke vaardigheid in het Nederlands, Papiamentu en Engels. Spaans is een pré.
- Je hebt meerjarige relevante werkervaring als executive assistant en/of managementassistent.
- Kennis en vaardigheid in standaard kantoorapplicaties en relevante softwarepakketten.
- Ervaring in het voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen.
Sollicitatie Criteria
Voor bovengenoemde functie geldt dat de sollicitant voldoet aan de volgende criteria:
- Kennis van het toegewezen werkterrein en de relevante omgeving;
- Kennis van wet en regelgeving;
- Inzicht in organisatorische, sociale, financiële, technische, economische of juridische samenhang in relatie tot het werkterrein;
- Kennis van en vaardigheid in projectmanagement en organiseren;
- Vaardigheid in het geven van advies, voorlichting, ondersteuning en informatie;
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederlands. Uitstekende mondelinge uitdrukkingsvaardigheid in het Papiaments. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Papiaments is een pre;
- Vaardigheid in MS Office applicaties;
- Beheersen van Spaanse taal is een pre.
Daarnaast dienen de belangstellenden verantwoordelijk, integer, stressbestendig, accuraat, representatief en proactief te zijn.
Arbeidsvoorwaarden en informatie
- Salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
- Opname in het Algemeen Pensioenfonds Curaçao;
- Basisverzekering ziektekosten plus;
- Overige secundaire arbeidsvoorwaarden conform het Personeelsreglement van de Algemene Rekenkamer Curaçao.
Indien u meer informatie over één van de vacatures wenst, kunt u contact opnemen met de Human Capital Manager op telefoonnummer: (+599 9) 461 1080, doorkiesnummer: 138.
Bent u een geschikte kandidaat? Dan nodigen wij u uit om uw sollicitatie te voorzien van een motivatiebrief en curriculum vitae en te mailen naar: vacature@arc.cw
Een medische keuring, een antecedentenonderzoek en een assessment maken onderdeel uit van de selectieprocedure.